Документооборот в банковском секторе (2 часть)

документооборот, архив, бизнес

Сегодня мы продолжаем говорить о том, как правильно организовать документооборот в коммерческом банке. В частности, я хотел бы ответить на несколько вопросов по данной тематике. Итак, вопрос №1 – включает ли функционал СЭД хранение электронных копий документов (кредитных дел, юридических дел клиентов так далее)? Так вот – важно отметить, что электронный документооборот включает в себя все необходимые критерии, которые предусмотрены действующим в стране законодательством. Таким образом, юридическое дело не будет считаться полным до тех пор, пока все документы не будут собраны правильно. Похожая систематизация документов позволяет банку сохранять все юридические дела в одном месте и обеспечивать менеджерам быстрый и удаленный доступ к информации о клиенте независимо от его местонахождения (также это значительно снижает количество ошибок). На данный момент СЭД сохраняет часть юридических дел корпоративных и частных клиентов. Процесс их полного переноса забирает значительное количество времени, поэтому по нашим прогнозам в банках, которые только начали этим заниматься, он завершится в 2013 году.

Вопрос №2 – как СЭД предусматривает доступ к внутренним нормативным документам (к инструкциям, методологиям и так далее)? В банке существует электронная база внутренних документов, на которую СЭД ссылается, или взаимодействие организовано иным образом? Как показывает практика, в наших банках нет необходимости хранить внутренние нормативные документы в системе электронного документооборота. Для этого в банке предусмотрен отдельный ресурс, что позволяет сотрудникам пользоваться всей необходимой внутренней нормативной базой. Правда, в перспективе планируется внедрить в СЭД доступ к внутренним документам, но вряд ли это произойдет в среднесрочной перспективе (в ближайшие два года).

Вопрос №3 – реализовано ли в электронной базе документов (при ее наличии) связь между документами (в целях контроля одновременного внесения изменений в связанные документы)?

СЭД поддерживает версионность документов. Если мы говорим о юридическом деле, которое имеет свойство меняться, то в таком случае на каждый вариант накладывается обновленная версия, что дает возможность проследить историческую иерархию и увидеть документ в его первоначальном виде. Кроме того, СЭД предусматривает четко настроенную ролевую модель, где согласно своей роли каждый менеджер может видеть определенный документ и иметь возможность вносить необходимые правки. Также в этой системе настроен мониторинг давности документов. Если, например, клиенту в 45 лет необходимо будет вклеить фотографию в паспорт, то СЭД автоматически напомнит менеджеру, что у такого-то клиента в такое-то время паспорт будет недействительным. Таким образом, все документы, которые необходимо контролировать, внесенные в СЭД и за ними ведется постоянный автоматический контроль.

На сегодня все. Через пару дней мы вернемся к этой теме. А сейчас я хочу обратиться к нашим предпринимателям. Как вы понимаете, внешний документооборот компании также важен, как и внутренняя СЭД. Поэтому если вы хотите, чтобы ваши бизнес-партнеры получали необходимые им документы вовремя и без каких-либо проблем, то вам поможет курьерская доставка от фирмы «Flip Post» (web-сайт – flippost.com). Она с 2001 года является почтовым оператором международных и междугородних экспресс-отправлений, здесь работают настоящие профессионалы – а значит, вы ни разу не пожалеете о том, что обратились именно сюда. Удачи!

Все права защищены! Копирование материалов Блога без согласия автора запрещено!