Документооборот на предприятии

документооборот, бизнес, документация

Документооборот – это основа всего бизнеса, ведь без наличия правильно составленной документации вряд ли можно вести прибыльную деятельность. Вопросы, связанные с функционированием документооборота на предприятии, всегда будут актуальными, так как большая часть работы тех же бухгалтеров связана с созданием, обработкой, накоплением и хранением различных документов. Только на это в бухгалтерии тратится 30-50% рабочего времени. Именно поэтому над упрощением такой работы трудятся эксперты, пытающиеся уменьшить количество необходимой документации путем создания типовых форм, на заполнение которых тратилось бы минимум времени. Все эти разработки происходят как на уровне государства, так и в крупном частном бизнесе. Впрочем, упрощения работы с документами можно достичь и на уровне небольшого предприятия благодаря правильной организации учета.

Доскональный график документооборота способствует: улучшению работы бухгалтерской службы; снижению случаев несвоевременной обработки документов и их потерь; сокращению сроков составления отчетности; повышению ответственности рабочих всех уровней за быстроту и своевременность их составления, применения и обработки. При этом надо понимать, что документированием бизнес-операций должны заниматься не только сотрудники бухгалтерии, но и прежде всего те, кто напрямую занимается хозяйственной деятельностью и ее руководством (менеджмент предприятия, работники технологических, инженерно-технических и производственных служб). Для этого у каждого исполнителя обязана иметься выписка из графика документооборота, в которой подробно перечислен список документов, относящихся к его функциональным обязанностям. Так же следует указать сроки их сдачи и подразделения предприятия, куда они в дальнейшем передаются. На разных этапах учета организация движения документов имеет определенные особенности. Так, например, основными задачами документооборота на этапе первичного учета является разработка оптимального процесса их создания и минимизация затрат времени (а иногда и финансовых средств) на этот процесс.

документооборот, бизнес, документацияА вот при полностью автоматизированном первичном учете сбор информации происходит в месте ее непосредственного возникновения. После этого она передается информационным потоком в бухгалтерию (может находиться территориально удалено от места осуществления хозяйственной деятельности), где происходит регистрация (создается учетная фраза, которая в дальнейшем заносится в электронный хронологический массив данных), обработка и передача информации без участия человека. Такой механизм полностью автоматизированного бездокументарного учета может применяться для всей предпринимательской деятельности, где сбор, передача и обработка информации возможна без привлечения людского фактора. Его плюс – быстрота и удобство.

Сейчас автоматизация документооборота предприятию просто необходима. Причин для этого существует много. Во-первых, информацию надо обрабатывать очень быстро и качественно, ведь информационные потоки являются не менее важными, чем денежные. Во-вторых, потеря информации или ее утечка может стоить слишком дорого. Чтобы избежать многих проблем с обработкой документов, я рекомендую использовать E-DOC – это сервис электронного документооборота, с помощью которого вы наведете порядок в своей документации. Теперь вы без каких-либо затруднений и вовремя сможете, к примеру, отправить счет-фактуру своим деловым партнерам или квартальную отчетность в налоговую инспекцию. При этом неважно, какой у вас бизнес (крупная торговая сеть или АЗС) – E-DOC будет полезен всем предпринимателям, желающим оптимизировать свои бизнес-процессы. Конфиденциальность гарантирована!

Все права защищены! Копирование материалов Блога без согласия автора запрещено!