Конфиденциальное уничтожение документов

конфиденциальность, инсайд, безопасность

Любые документы важно не только правильно хранить, но и своевременно уничтожать. Если этого не делать, их объем будет расти бесконечно, они будут занимать все большие площади и в них будет все сложнее что-либо найти. Но с другой стороны, подходить к этому процессу необходимо крайне внимательно, чтобы не уничтожить какой-либо важный документ и не попасть под санкции со стороны налоговой. Поэтому компании, чей архив имеет значительные объемы, часто заказывают выделение документов к уничтожению здесь и их утилизацию.

Чтобы правильно уничтожить документы, потребуется выполнить следующие работы. Во-первых, все бумаги необходимо проверить на срок их хранения. Во-вторых, специально созданная экспертная комиссия должна провести экспертизу, в ходе которой будет установлена ценность бумаг. По итогам этой работы составляют акт на уничтожение, который утверждает руководство компании. После чего отраженные в акте дела уничтожаются, что тоже фиксируется в отдельном документе.

С какими трудностями здесь можно столкнуться? Например, в одном деле могут быть подшиты документы, срок хранения которых уже истек или еще нет (или вовсе имеются документы с постоянным сроком хранения). В этом случае дело придется расшить, отобрать подлежащие уничтожению бумаги, а документы, которые необходимо сохранить, оформить в отдельные дела. Некоторые бумаги могут существовать в виде оригиналов и копий. В этом случае необходимо сохранить только оригинальные варианты. А если какой-то документ имеет повреждения, то окончательное решение о его утилизации принимается в зависимости от того, какая часть текста утрачена и можно ли ее восстановить. Если можно – необходимо провести реставрацию.

После оформления специального акта от макулатуры необходимо избавиться. Самостоятельно это сделать трудно, поэтому проще будет обратиться в специализированную организацию, которая сделает это по всем правилам уничтожения документации. Не переживайте за конфиденциальность: во-первых, специалисты таких организаций также отвечают за сохранность тайны, а во-вторых, в ходе всей процедуры уничтожения сможет присутствовать ваш сотрудник.

Существует 3 способа утилизации: промышленный шредер, сжигание и химическая обработка. Первый наиболее оптимален по затратам времени и сил, кроме того, если вы переживаете за экологию, то сможете сдать получившуюся макулатуру на переработку. Второй способ тоже используют часто, однако при сжигании есть риск, что бумага может сгореть не полностью. Химическая обработка наиболее затратная по времени, поэтому ее выбирают значительно реже.

Все права защищены! Копирование материалов Блога без согласия автора запрещено!