Системы электронного документооборота: 1 часть

документооборот, бизнес, документация

Мировая информатизация общества способствует быстрому увеличению массивов разнообразной информации. Однако эффективно использовать ее могут только те предприятия, которые оперативно внедряют новейшие информационные ресурсы в свою деятельность. Стоит сразу сказать, что традиционные процессы документационного обеспечения управления бизнесом достаточно сложные, масштабные, длительные и громоздкие. Поэтому возникает потребность разработки и построения новой документально-коммуникационной системы с применением современных IT-технологий. Основным инструментом для построения комплекса новой документационной формации являются системы электронного документооборота (СЭД), которые могут в короткий период в разы повысить эффективность деятельности всех сотрудников предприятия. Естественно, что это позитивно отразиться и на всем бизнесе в целом. В связи с этим вопрос внедрения СЭД в любой бизнес, будь то нефтепереработка или автомобилестроение, является актуальным и требует анализа.

Отечественные эксперты уделяют значительное внимание вопросам внедрения и использования СЭД в учреждениях государственной власти, учебных заведениях, то есть в субъектах, которые объединены в единый аппарат и имеют общий источник финансирования. Однако в работе предприятий с частной формой собственности используются совсем другие каналы коммуникационной связи. Поэтому применение СЭД в их деятельности для коммуникации как с внешней, так и с внутренней средой требует особого подхода. Но перед этим надо запомнить простое правило – документооборот будет идеален лишь в том случае, когда каждый сотрудник, начиная от секретарши и заканчивая TOP-менеджером, научиться грамотно составлять документы, положенные им по должности. А для этого надо обязательно учиться основам делопроизводства. Например, на сайте mir-biz.ru говорится о том, какая должность указана у ИП в документах. Также тут описан порядок заключения договора с ИП. Рекомендую эту полезную информацию тем, кто регулярно сотрудничает с индивидуальными предпринимателями.

Все предприятия в нашей стране, независимо от масштабов бизнеса, формы собственности и сферы деятельности в своей повседневной деятельности создают, обрабатывают и хранят самые различные документы. Их движение с момента оформления/получения до даты исполнения/отправки и называют процессом документооборота. В работе каждого предприятия можно выделить три потока документов: внутренний, входной и выходной. Они характеризуются следующими параметрами: содержание или функциональная принадлежность, структура, режим или цикличность, направленность и объем. Именно показатель объема последнего документооборота надо использовать как критерий при подборе организационной конфигурации делопроизводства (традиционной или автоматизированной), ведь он влияет на структуру службы делопроизводства и количество ее сотрудников. Многолетняя практика традиционной системы делопроизводства сформировала такие принципы грамотной организации документооборота:

  1. Движение документа должен быть прямым, то есть для него надо выбирать маршрут перемещения по принципу его однократного пребывания у одного исполнителя.
  2. Само же нахождение документа в инстанции должно быть обязательно обусловлено необходимостью его участия в том или ином бизнес-процессе предприятия.
  3. Разные операции для обработки документа следует проводить параллельно, чтобы оперативно выполнить их в срок. Например, если с ним должны работать несколько человек, то документ надо копировать и передать копии всем исполнителям.
  4. Копии документа делают после его рассмотрения руководителем. Их число соответствует количеству исполнителей, а оригинал передается ответственному сотруднику.

При создании на предприятии рациональных документопотоков в первую очередь нужно составить схемы главных видов используемой документации. Это позволит установить их целесообразные маршруты, унифицировать пути движения, упорядочить порядок оформления разных категорий документов и на основе этого ввести оптимальный график для работы с ними. Удачи!

Все права защищены! Копирование материалов Блога без согласия автора запрещено!