Системы электронного документооборота: 2 часть

документооборот, бизнес, документация

Системы электронного документооборота в первую очередь зависят от категорий документов, используемых на предприятии (исходящих, внутренних, входящих, приказов по сотрудникам и основной деятельности, писем, рекламаций). Для каждой группы документации создают отдельный маршрут. Апробированные СЭД включают в инструкцию по делопроизводству или добавляют к ней. При этом надо понимать, что используемые в традиционных системах делопроизводства методы также актуальны и практически полезны для организации/построения новой структуры СЭД. Однако необходимо учесть, что некоторые изменения все же произойдут. Изменятся процессы создания и оформления первичных документов, их приема/передачи. Будет откорректировано и непосредственное движение документов внутри предприятия. Есть еще один нюанс – СЭД государственных органов, научных учреждений и частных предприятий значительно отличаются. Это зависит от формы собственности и специфики функционирования каждого из приведенных субъектов, так как в коммуникационных процессах используются различные виды документов и нетипичные документопотоки. Не существует универсальных СЭД, поэтому каждый субъект самостоятельно принимает решение о том, как организовать документопоток.

В ходе внедрения электронного документооборота в документально-коммуникационные процессы предприятия главным фактором является понимание и поддержка руководства этого проекта. Ведь процесс введения в бизнес электронного документооборота требует привлечения значительных финансовых и кадровых ресурсов. После принятия решения о необходимости внедрить СЭД нужно создать рабочую группу, которая будет в дальнейшем разрабатывать и сопровождать этот процесс. В ее состав следует привлечь специалистов различных подразделений: службы информационных технологий, финансового отдела, департамента документационного обеспечения (как представителей канцелярии, так и представителей архива), юристов, специалистов по безопасности, а также сотрудников, отвечающих за организацию и ведение делопроизводства. После создания рабочей группы надо назначить руководителя или координатора проекта, который будет отвечать за ее последующую деятельность.

Проектируя СЭД, надо осуществить тщательный анализ документально-коммуникационной структуры управления предприятием и сделать вывод о рациональности ее использования. Желательно отследить полный документооборот предприятия (потоки внутренней, входящей и исходящей информации), проанализировать его содержание, обобщить и разработать конкретные предложения по планированию дальнейших этапов работы по внедрению документопотока.

СЭД должны отвечать следующим требованиям: масштабируемость (поддержка любого количества пользователей); распределенность (необходимо быстрое взаимодействие территориально-разделенных подразделений); модульность (в системе должны быть отдельные модули, интегрированные между собой); открытость (интерфейс системы должен быть открытым для ее возможной доработки и интеграции с иными бизнес-процессами на предприятии).

В основе идеального документооборота всегда лежит правильность составления документации. На предприятии каждый документ должен быть составлен корректно – как того требует закон. Особенно это важно для бухучета, ведь из-за ошибок могут быть проблемы с налоговиками. Поэтому лучше заранее изучить основы делопроизводства. Например, вот здесь вы можете ознакомиться с тем, как необходимо составлять форму 6-НДФЛ (есть примеры ее заполнения). Также тут имеется календарь бухгалтера, позволяющий точно знать сроки сдачи отчетов в ФНС. Ну а если возникнут вопросы, то профессиональны консультанты дадут вам на них ответы.

Все права защищены! Копирование материалов Блога без согласия автора запрещено!