Системы электронного документооборота: 3 часть

документооборот, бизнес, документация

На современном информационном рынке представлено большое количество СЭД, причем как отечественных, так и зарубежных разработчиков. Можно подобрать простой вариант (коробочную СЭД) или сложное корпоративно-интегрированное решение. Соответственно и ценовая политика у СЭД очень диапазональная. В большинстве случаев на промышленных предприятиях используются нестандартные службы документационного обеспечения управления производственными процессами. Самым сложным является поток внутренних документов. При внедрении СЭД не стоит применять революционные подходы к новой системе документооборота, поскольку ее сложность и непонятность может привести к новым проблемам и вообще дезорганизовать деятельность предприятия (вместо обещанного повышения эффективности и производительности труда). В связи с этим на первом этапе перехода к электронному документообороту целесообразно работать именно с внутренней документацией.

Основные проблемы, возникающие при создании и работе с СЭД, такие:

  • непонятная юридическая сила электронных документов;
  • отсутствие четкого определения экономического эффекта;
  • психологический барьер персонала предприятия по внедрению инноваций;
  • необходимость ведения делопроизводства в электронной и бумажной формах;
  • безопасность информации (увеличиваются каналы утечек секретных данных);
  • неразбериха из-за территориального разброса структурных подразделений.

Экспертами были проанализированы основные вопросы, возникающие в ходе эксплуатации СЭД. По результатам можно сделать вывод, что техническая организация процесса имеет очень высокое значение, однако самые актуальные не технические, а организационные проблемы. Во-первых, процесс принятия решения о необходимости использования системы электронного документооборота довольно длительный: от размышлений о необходимости его внедрения на предприятии до принятия конкретного решения могут уйти годы. Происходит ряд совещаний, делаются расчеты, специалисты предприятия перед тем, как выбрать компанию-партнера, тщательно анализируют ее возможности, а также экономическую эффективность нововведения. Поэтому сам процесс может затянуться не только на несколько месяцев, но и на несколько лет.

Во-вторых, необходимо уделить значительное внимание информационной безопасности системы. По статистике много утечек информации из сети происходит именно из-за инсайдеров, то есть из-за сотрудников предприятия, которые имеют доступ к ней. Поэтому приоритетной задачей служб безопасности и информационных технологий предприятия является защита каналов связи. Обязательно ограничьте доступ к серверу, отвечающему за СЭД. Зайти в серверную позволяется только ограниченное число сотрудников. Реализовать это просто – надо лишь выдать каждому из них специальный брелок mifare (с его помощью будет открываться дверь). Так вы обезопаситесь от любого несанкционированного проникновения и похищения важной информации.

Каждого сотрудника необходимо ознакомить с политикой информационной безопасности, закрепив в должностных инструкциях требование о неразглашении коммерческой тайны и конфиденциальной информации, а также определить меры наказания (размеры штрафов).

В-третьих, при внедрении СЭД необходимо разработать ряд организационно-распорядительных и нормативных документов по работе с документацией, так как при изменении бизнес-процессов документационного обеспечения меняется и подход к труду в целом. Надо подготовить приказы, инструкции, положения и разработать подробные рекомендации для пользователей, то есть обеспечить последовательность использования СЭД, придать ей юридическую силу и, что самое главное, специалисты должны осознавать важность нововведения и свою роль в этом процессе.

Все права защищены! Копирование материалов Блога без согласия автора запрещено!