Системы электронного документооборота: 4 часть

документооборот, бизнес, документация

Несмотря на большое количество проблемных вопросов по использованию и работе СЭД, наблюдается тенденция активного внедрения этих систем в документально-коммуникационные процессы промышленных предприятий. На первом этапе электронный документооборот, как правило, тестируют в отделе документационного обеспечения. Далее СЭД внедряют для организации договорной деятельности, а уже потом возможно интегрирование с действующими автоматизированными системами управления, контролирующими технологические процессы производства. В ходе перехода к электронному документообороту одним из важных вопросов является перевод бумажных документов в электронную форму (для удобства дальнейшего использования).

Для этого активно используются сканеры, создающие электронные аналоги документов, которые можно присоединить к регистрационно-контрольным карточкам и передавать их исполнителям. В зависимости от объема документооборота предприятия (категории) используют различные сканеры: настольные (до 10 страниц в минуту), односторонние (20-40 страниц), двусторонние (до 60 страниц или до 120 изображений), высокопроизводительные (до 185 страниц или до 370 изображений). При необходимости документ можно распознавать и осуществить его дальнейшую обработку (а уже затем использовать в работе). На этом этапе очень важна возможность учета версий документов в единой системе. Но так как электронные документы зачастую хранят на физических носителях информации, то нельзя на 100% гарантировать их длительного хранения. Ведь может возникнуть размагничивание или механическое повреждение, наступить физическое устаревание программно-технических средств, используемых для СЭД. Поэтому долгосрочность электронных документов предприятия является одним из самых проблемных вопросов в СЭД.

Какие можно сделать выводы? Пока рано говорить об организации работы документационного обеспечения лишь при помощи систем электронного документооборота, ведь на законодательном уровне до сих пор не урегулирован ряд важных вопросов. В лучшем случае сейчас используется смешанный документооборот, в котором юридическую силу имеет именно бумажный документ, а процесс его создания, передачи и хранения происходит в электронной сети предприятия.

Таким образом, системы электронного документооборота – это эффективный инструмент в деятельности любого промышленного предприятия. Благодаря использованию электронных документов можно повысить исполнительскую дисциплину работников, уменьшить время создания и работы с документами (используя нетрадиционные коммуникационные каналы связи), отслеживать текущие технологические показатели (то есть оперативно использовать необходимую информацию о состоянии производства) и в целом улучшить свой бизнес.

При этом вам придется работать как с внутренними, так и с внешними документами. Иногда возникают ситуации, когда надо получить ту или иную справку в какой-то организации. Например, часто требуется выписка из ЕГРН. Но какую брать? Есть обычный вариант, а есть расширенный. На сайте https://ktotam.pro/article/kak-poluchit-rasshirennuyu-vyipisku-iz-egrn вы найдете ответы на этот вопрос. Тут в очень доступной форме представлена информация по данной тематике. Удачи!

Все права защищены! Копирование материалов Блога без согласия автора запрещено!