Важность документооборота в бизнесе

документооборот, архив, бизнес

В процессе функционирования любого предприятия важную роль играет уровень информированности аппарата управления, а если говорить точнее, то его обеспеченность актуальной информацией в необходимый момент времени. Специализированные системы, используемые в бизнесе для этих целей, в большинстве своем не решают данной задачи, ведь они не учитывают потребности каждого сотрудника (независимо от его статуса в структуре руководства). Для эффективной формализации полезной информации необходимо четко определить порядок оборота важной документации. Он должен придерживаться принципов рациональной организации документооборота и маршрутов прохождения документов с учетом отраслевых нюансов, которые есть в любом секторе экономики.

Основная задача документооборота на предприятии заключается в обеспечении следующих качественных характеристик: оперативность движения документов; единовременность нахождения документов в подразделениях предприятия; направленность коммуникаций документов пользователям, для которых информация является наиболее актуальной и полезной; точное соответствие схеме функционирования предприятия. Документооборот обязан быть организованным таким способом, чтобы преимущества полученной информационной поддержки управленческих решений превышали расходы на формализацию информации.

На основе экспертного анализа можно отметить, что правильная организация документооборота на предприятии может легко обеспечить оперативность, экономичность и надежность функционирования системы управления. Но для этого необходимо разработать эффективные маршруты движения основных групп и видов документов. В этом поможет система управления документооборотом («СУпД»). Это своеобразный механизм автоматизированной обработки финансово-экономической, юридической и иной информации, циркулирующей на предприятии.

Система управления, с помощью которой после регистрации и преобразования первичных данных станет возможным получение максимума информации, обеспечит грамотное решение задач по управлению предприятием и станет единственным достоверным информационным источником для обратной связи (между руководством и низшим звеном сотрудников). Кроме того, для «СУпД» характерна возможность автоматической обработки управленческой информации, причем на всех без исключения участках учета, начиная со сбора и регистрации информации (так называемая «автоматизация первичного учета»). При использовании «СУпД» происходит сбор данных, их регистрация, обработка, хранение и отправка менеджерам для аналитики и принятия решений.

Главная цель функционирования «СУпД» – обеспечить управленцев финансовой и хозяйственной информацией для принятия грамотных решений в выборе альтернативных вариантов ведения бизнеса (особенно актуально в кризис). Используя профессионалов в сфере информации, можно создать экономическую информационную бизнес-систему, состоящую из взаимосвязанных подсистем, которые будут обеспечивать управленческий аппарат нужной и важной информацией.

Все права защищены! Копирование материалов Блога без согласия автора запрещено!