Почему необходим электронный документооборот?

документооборот, бизнес, документация

Тотальная электронизация бизнес-процессов – одна из основных тенденций в сфере предпринимательства. С помощью информационных технологий современные предприятия стараются оптимизировать свою работу, сократив расходы на собственную деятельность. Практика показывает, что большинство компаний без проблем достигает этой цели (кто-то быстрее, а кто-то медленнее, но позитивный результат практически гарантирован). Поэтому нельзя удивляться тому факту, что со временем всё больше предприятий автоматизируют свой бизнес с помощью новейших IT-технологий. При этом нужно понимать, что значительная часть мировых компаний работает не только над тем, чтобы усовершенствовать собственную деятельность, но и ради того, чтобы осуществить свой вклад в защиту окружающей среды. Зачастую это делается путём минимизации использования бумаги (в целях защиты от массовой вырубки лесов). Для этого от вас потребуется грамотное внедрение электронного документооборота и сокращение бумажной документации.

Стоит отметить, что эволюция систем электронного документооборота (СЭД) прошла несколько этапов. Начиналось всё с простого учёта документов, оригиналы которых существовали только на бумаге в одном экземпляре. Затем некоторые предприниматели начали постепенно оперировать электронными документами, которые были лишь копиями бумажных оригиналов. Это было удобно, чем раньше, но до идеала не дотягивало. В конечном итоге бизнес дошёл до СЭД, где оригинал документа обязан быть электронным, а на бумаге остаётся его копия (и то не всегда).

Несмотря на широкую популярность СЭД среди западных компаний, наши предприятия медленнее движутся к такой выгодной оптимизации работы. Однако прогресс уже виден, ведь европейский опыт и отечественное законодательство позволяют эффективно это сделать. Заказать внедрение СЭД можно легко – надо обратиться в компанию ИТ-Сервис, которая более 20 лет успешно работает на этом рынке и имеет отличную репутацию среди клиентов. Здесь работают грамотные программисты, высокая классификация которых позволяет создать качественное программное обеспечение под любые требования заказчика. Вы можете на сайте www.it-service.ru подробно ознакомиться с условиями сотрудничества и внедрёнными проектами.

Что же представляет собой электронный документ? В нём вся информация представлена в электронном виде, при этом обязательно присутствуют все необходимые реквизиты, характерные данному типу документации. Его, кстати, в любой момент можно довольно легко преобразовать как в визуальную, так и в бумажную форму. Чтобы провести идентификацию автора, в основном применяется специальная электронная подпись. Как только она наложена на электронный документ, то он считается созданным и готовым к дальнейшей отправке в структуры компании.

документооборот, бизнес, документацияПочему так выгодно внедрение СЭД? Давайте рассмотрим основные выгоды:

  • повышается прозрачность бизнес-процессов;
  • увеличивается уровень конфиденциальности;
  • легче контролировать исполнение документов;
  • сокращается время поиска нужного документа;
  • доступ к необходимой документации облегчается;
  • у сотрудников возрастает исполнительская функция;
  • возрастает эффективность управленческих решений;
  • поиск документов осуществляется в ускоренном режиме;
  • сохранность у электронных документов лучше, чем у бумажных;
  • хранение информации обходится предприятию намного дешевле;
  • появляется возможность коллективно трудиться над документами;
  • адаптироваться к рыночным изменениям можно максимально быстро.

Таким образом, если вы планируете выиграть конкурентную борьбу, повысить производительность труда и создать грамотный тайм-менеджмент в сфере управления, то обязательно внедрите в свой бизнес СЭД. Электронный документооборот очень эффективен в бухгалтерии, юриспруденции и при сдаче регламентированной отчетности, поэтому не упустите возможность сделать своё предприятие лидером в конкретной отрасли экономики. Удачи!

Все права защищены! Копирование материалов Блога без согласия автора запрещено!